Glossario dei termini di Project Management

Gantt H. L. – Inventore del [diagramma di Gantt], Henry Laurence Gantt (1861-1919). Gantt si laureò in ingegneria meccanica nel 1887 e iniziò a collaborare con Taylor al 1893. Successivamente Gantt si occupò di consulenza manageriale e in tale ambito sviluppò diversi tipi di rappresentazione diagrammatiche tra cui quello che oggi conosciamo come [diagramma di Gantt]. Non è chiarissimo quando il [diagramma di Gantt] fu inventato, è però contenuto nel testo scritto da Gantt “Organizing for Work” pubblicato nel 1919.

 

 

Gantt Chart – Vedere [Diagramma di Gantt].

 

 

Gestione degli archivi – Attività di gestione delle informazioni relative ad attività svolte in passato o in essere.

Tre le fasi essenziali:

· archivio corrente: complesso di documenti relativi ad attività in corso;

· archivio di deposito: complesso di documenti di attività concluse;

· archivio storico, complesso di documenti di attività concluse da almeno 10 anni.

I documenti possono essere di tipo cartaceo o digitale.La gestione degli archivi rientra nell’ambito delle attività a supporto del Project management che spesso richiede la consultazione sistematica di documenti.

 

 

Gestione degli scostamenti – Confronto fra i risultati ottenuti al termine di un periodo pianificato e i valori programmati per lo stesso periodo, per valutare l’efficacia e l’efficienza di quanto realizzato nell’ambito del progetto in corso.Consente di individuare le cause delle variazioni, entrando nel dettaglio di ciò che ha influito sul risultato. L’analisi degli scostamenti consente al project manager di creare un sistema di reporting che soddisfi le esigenze informative sia degli stakeholder esterni (per l’adempimento degli obblighi legislativi o contrattuali) che degli stakeholder interni, per il supporto ai processi decisionali di ogni livello.

 

 

Gestione dei conflitti – Il conflitto può insorgere tra due o più persone o tra gruppi che, contrariamente ai primi tentativi di avere una posizione comune, non hanno ancora concordato sulle modalità di raggiungerla, tipicamente perchè le prospettive personali, i valori o le opinioni sono contraddittori. Non sempre un conflitto ha un valore negativo, e per gestione dei conflitti si intende l’attuazione di strategie volte a limitare l’effetto negativo del conflitto e massimizzare l’aspetto positivo.

A fronte dell’insorgenza di un conflitto in letteratura vengono generalmente individuate cinque modalità di gestione che vengono riportate in seguito:

· Evitarli – questa strategia si adotta quando non si vuole affrontare il conflitto o quando ancora non si reputa opportuno il momento di affrontarli. Questo approccio se prolungato nel tempo tende ad aggravare il conflitto;

· Agevolare – con questo approccio si viene incontro alle esigenze della controparte cedendo su alcune posizioni. Questo approccio deve essere utilizzato con parsimonia, e solo quando si intende utilizzare un approccio differente in seguito, in quanto tende nel futuro ad aggravare le situazioni di conflitto;

· Competere – si prosegue per la propria strada. Questo approccio va utilizzato quando si hanno delle ferme convinzioni sulle proprie posizioni;

· Compromesso – rappresenta un mutuo dare e avere sulle posizioni di conflitto. Questo approccio si utilizza quando il mutuo obiettivo è di superare il conflitto per perseguire un obiettivo comune;

· Collaborare – con questo approccio ci si focalizza nel lavorare insieme utilizzando mutuamente le risorse. Questo approccio tipicamente porta ad identificare nuove aree di mutua collaborazione.

La gestione di un conflitto avviene spesso utilizzando una combinazione delle modalità descritte.

 

 

Gestione dei costi di progetto / Project Cost Management –Si prefigge di definire i processi atti a stimare e allocare correttamente il budget di progetto, oltre che a controllarlo opportunamente durante le fasi esecutive del progetto. Questa area è, generalmente, composta dai seguenti processi:· stimare i costi;· determinare il budget;· controllare i costi.

 

 

Gestione del portafoglio progetti / Portfolio management –Disciplina che definisce la gestione coordinata, a livello aziendale, di un [portfolio] di progetti. Consiste nel sistema con il quale l’azienda identifica, valuta, seleziona, prioritizza, pianifica, esegue e controlla l’insieme dei suoi progetti, programmi e attività raggruppati in portfoli.

 

 

Gestione del rischio / Risk management – Insieme dei processi relativi alla corrispondente area di conoscenza della gestione di progetto. Comprende i processi di pianificazione dei diversi tipi di rischio, esecuzione degli interventi di risposta ai rischi, monitoraggio e controllo dei rischi in tutto il corso di vita del progetto. Vedere anche le varie voci inerenti il [rischio].

 

 

Gestione dell’ambito del progetto / Project Scope Management – Definisce e descrivere i processi che portano all'identificazione e formalizzazione di tutto e solo il lavoro necessario per portare a compimento il progetto. Questa area di conoscenza è, generalmente, composta dai seguenti processi:· raccogliere i requisiti;· [definire l’ambito];· [creare la WBS];· [verificare l’ambito];· [controllare l’ambito].

 

 

Gestione dell’Approvvigionamento di Progetto / Project Procurement Management – Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare l’approvvigionamento di beni e servizi per il conseguimento degli obiettivi di progetto attraverso commesse e contratti con terze parti.

Essa include i processi seguenti:

· pianificazione degli acquisti: determinazione di cosa, quando e come acquisire beni o servizi all’esterno dell’organizzazione. Vedasi anche [pianificare gli approvvigionamenti];

· pianificazione dell’aggiudicazione dei contratti: documentazione dei requisiti di prodotti, servizi e risultati, identificazione dei fornitori potenziali;

· richiesta di risposte dai potenziali fornitori: ottenimento di informazioni, quotazioni, offerte, proposte, ecc.;

· amministrazione dei contratti di approvvigionamento: gestione del contratto e della relazione con i fornitori, revisione e documentazione della performance dei fornitori al fine di definire azioni correttive e stabilire la base per relazioni future, gestione di modifiche ai contratti;

· chiusura dei contratti di approvvigionamento.

Vedasi anche [piano di gestione dell’approvvigionamento], [documenti di approvvigionamento].

 

 

Gestione della configurazione / Configuration Management – Attività volta a pianificare, registrare, manutenere e controllare lo stato corrente e le modifiche di [configurazione] nel corso del ciclo di vita del progetto e del prodotto o suo componente ([configuration item]).

 

 

Gestire il gruppo di progetto / Manage Project Team – Processo di rilevamento delle prestazioni dei membri del gruppo, di restituzione di feedback, di risoluzione dei problemi e di gestione delle modifiche al gruppo che consente di ottimizzare le prestazioni del progetto (PMBOK).È interessante notare come una gestione ottimale del gruppo di progetto sia fondamentale per il successo del progetto medesimo, soprattutto in progetti ove il contributo cognitivo dei singoli sia rilevante (prodotti innovativi, soluzioni complesse ecc.). A tal fine gli strumenti a disposizione del project manager sono competenze “soft” quali la comunicazione, la negoziazione, la leadership, e quindi le proprie capacità interpersonali.Il project manager pertanto, basandosi sull’organizzazione data al progetto, dovrà innanzi tutto definire e chiarire ruoli, responsabilità e aspettative dei diversi elementi del team di progetto. Quindi dovrà monitorare che tale organizzazione sia realizzata come concordato e che la pratica ne dimostri l’efficacia, adottando gli accorgimenti e le modifiche necessarie a migliorarne efficacia ed efficienza, e rispondendo alle sollecitazioni interne ed esterne al team. Infine, se lo scopo è quello di ottimizzare le prestazioni di progetto, è opportuno sottolineare che il progetto si muove solitamente all’interno di un’organizzazione aziendale e il project manager deve garantire la congruenza fra la sua gestione del team e gli standard aziendali.

 

 

Gestire la risposta ai rischi – Condurre le azioni di [risposta ai rischi] da parte del risk owner e di altri eventuali responsabili.

 

 

Gestire le aspettative degli stakeholder / Manage Stakeholders Expectations – Processo di comunicazione e collaborazione con gli [stakeholder] che consente di soddisfare le loro esigenze e di risolvere le questioni man mano che si presentano.Il primo passo è quello di identificare tutti gli stakeholder sin dall’inizio del progetto, di comprenderne e indirizzarne aspettative e dubbi, sino a includere nel piano di progetto quelle attività o [deliverable] atti a soddisfarne le aspettative.La gestione degli stakeholder è responsabilità del project manager.

 

 

Gold plating – Aggiunta di funzionalità, non richieste dai requisiti iniziali di progetto, volte a compiacere la committenza del progetto ma senza che questa ne abbia esplicitamente fatto richiesta tramite una opportuna richiesta di cambiamento. Non sempre queste variazioni sono gradite dalla committenza e dal punto di vista progettuale spesso comportano un aggravio del conto economico.

 

 

Governance di programma – Vedere [Program Governance].

 

 

Grade – Vedere [Livello].Grado di Qualità – Determinazione, attraverso una serie di caratteristiche, della qualità attesa. In contrapposizione a [livello di qualità], che esprime la soddisfazione o meno delle attese, il grado va a determinare l’aspettativa qualitativa da rispettarsi.

 

 

Grafico a barre – Vedere [Bar chart].

 

 

Gruppo di processi per la gestione di programma – Vedere [Program Management Process Group].

 

 

Gruppo Virtuale – Vedere [Virtual team].